Бизнес процессы в управлении кадрами

Описание и оптимизация бизнес-процессов отдела персонала

Главная / Кейсы / Описание и оптимизация бизнес-процессов отдела персонала

Описание и оптимизация бизнес-процессов отдела персонала

Оптимизация бизнес-процессов отдела персонала – это деятельность по достижению максимальной эффективности работы, связанной с подбором, обучением, развитием, кадровым администрированием персонала.

Задача, поставленная Заказчиком перед консультантами ГК Русконсалт:

Описать и оптимизировать бизнес-процессы по работе с персоналом.

Консультантами ГК Русконсалт была проведена следующая работа:

  • Определен реестр всех процессов, в которых участвует отдел персонала.
  • Выделены и описаны бизнес-процессы по подбору, обучению, развитию, кадровому администрированию персонала.
  • Разработаны сопутствующие документы, обеспечивающие эффективность работы по управлению персоналом.

В результате проекта выделены следующие бизнес-процессы отдела персонала:

  • Планирование потребности в персонале
  • Подбор персонала
  • Прохождение испытательного срока
  • Обучение персонала
  • Оценка и аттестация персонала
  • Развитие карьеры
  • Подготовка кадрового резерва
  • Разработка и/или корректировка системы оплаты труда
  • Внедрение программ нематериальной мотивации
  • Бизнес-процессы кадрового администрирования (прием, перевод, увольнение, командировки, переводы, отпуска, начисление заработной платы и т.д.)
  • Управление лояльностью и вовлеченностью персонала

В каждом бизнес-процессе выделены:

  • Вход/Выход бизнес-процесса
  • Владелец бизнес-процесса
  • Участники бизнес-процесса
  • Результаты / Показатели бизнес-процесса
  • Сопутствующие документы

Каждый регламент содержал описание хода работ, схему процесса, карту рисков, процедуру контроля хода бизнес- процесса отдела персонала. К каждому регламенту бизнес-процесса отдела персонала были разработаны сопутствующие документы: памятки, инструкции, шаблоны документов для той или иной процедуры и т.д.

Кроме того, к каждому регламенту бизнес-процесса отдела персонала были разработаны и/или скорректированы сопутствующие документы:

Бизнес-процесс

Сопутствующие документы

Планирование потребности в персонале

Кадровая политика, кадровая стратегия, организационная структура, штатная структура

Заявка на подбор персонала, требования к вакансии, профиль должности, должностная инструкция, job offer

Прохождение испытательного срока

Программа адаптации и ввода в должность нового сотрудника, программа аттестации в период испытательного срока, заключение о прохождении испытательного срока, индивидуальный план развития

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Программа по оценке потребности в обучении, заявка на обучение персонала, отчет сотрудника по итогам обучения

Оценка и аттестация персонала

Программа оценки персонала, положение об оценке персонала, модель компетенций, включая индикаторы компетенций, профиль должности, индивидуальный план развития. Положение об аттестации, приказ об аттестации, график проведения аттестации, заключение по результатам аттестации.

Индивидуальный план развития, шаблон анализа потребности в обучении, шаблон программы индивидуального развития.

Подготовка кадрового резерва

Положение о кадровом резерве, программа обучения и подготовки кадрового резерва, модель компетенций.

Разработка и/или корректировка системы оплаты труда

Положение об оплате труда и премировании работников.

Внедрение программ нематериальной мотивации

Положение о социальных льготах, кодекс корпоративного поведения, книга персонала.

Бизнес-процессы кадрового администрирования

Образцы документов по кадровому учету (унифицированные формы).

Кадровая политика, кадровая стратегия, система оплаты труда, все положения в данном проекте были разработаны консультантами ГК Русконсалт «под ключ» в соответствии с целями заказчика.

Ваш инструмент для достижения
бизнес-целей

Бизнес процессы в управлении кадрами

«Технология структуризации и описания организации
– шаг за шагом»

Ковалев Сергей Михайлович,
Ковалев Валерий Михайлович

Часть 1.
«Описание бизнес-направлений компании»

Четыре шага описания организации.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

  • Этап 1. Разработка модели организации «как есть».
  • Этап 2. Анализа модели организации «как есть».
  • Этап 3. Разработка модели организации «как надо».
  • Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».
  • Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания. Для компании, разработавшей стратегию и формализовавшую ее в виде стратегического плана перечень бизнес-направлений должен быть сформулирован в разделе, описывающем ее продуктово-рыночную составляющую. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления. На третьем шаге описывается организационная структура компании, и на четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Четыре шага описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Понятия «декомпозиция» и «критерии декомпозиции».

Давайте рассмотрим первый шаг описания организации, на котором разрабатывается перечень бизнес-направлений. Для правильной разработки данного перечня полезно рассмотреть и использовать понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции».

Что это такое? Декомпозиция — это разбиение объекта на составные части. Критерий декомпозиции — это характеристика, на основе которой производится разбиение.

Давайте рассмотрим эти понятия на примере структуризации шаров. Имеется исходная ситуация: есть шары двух цветов — белые и черные, при этом эти шары сделаны из различных материалов — дерева и железа. Поставлена задача: структурировать шары и построить их иерархическое дерево. Существует три подхода к решению данной задачи.

Первый подход — можно разделить все шары на белые, черные, деревянные, железные и построить дерево шаров, изображенной на рис. 2.

Рис. 2. Первый вариант дерева шаров.

При втором подходе шары сначала делятся по цвету на белые и черные, а потом делятся по материалу на деревянные и железные. Возможен и третий подход. Шары сначала делятся по материалу, а потом по цвету. В данных случаях материал и цвет являются критериями декомпозиции (рис. 3.).

Рис. 3. Второй и третий варианты дерева шаров.

Оказывается, что первый подход построения дерева шаров является неправильным, так как в нем элементы пересекаются — каждый шар относится одновременно к двум элементам дерева. Это вызвано тем, что в данном подходе при структуризации шаров были одновременно применены два критерия декомпозиции. Второй и третий подходы являются правильными, так как в них критерии декомпозиции были применены последовательно и различие между ними связано с различием в последовательности их применения.

Отсюда вытекают два важных правила, которые нужно применять при структуризации деятельности компании.

Правило 1. На одном уровне нужно применять только один критерий декомпозиции.

Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

В статье мы будет использоваться понятие «классификатор», которое по своей природе является синонимом понятия «дерево». Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора (рис. 4).

Рис. 4. Иерархическое дерево / классификатор
бизнес-направлений компании.

Разработка дерева бизнес-направлений.

Давайте рассмотрим, как понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции» применяются при разработке перечня бизнес-направлений.

Например, для компании «Эврика», которая занимается торговлей чаем, одеждой и мебелью дерево бизнес-направлений, состоящее из элементов:

  • Торговля чаем,
  • Торговля одеждой,
  • Торговля мебелью.

построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 5).

Рис. 5. Иерархическое дерево / классификатор
бизнес-направлений компании «Эврика».

Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся дистрибуцией фармацевтических препаратов и имеющий большой ассортимент продукции. Для данного типа бизнеса, такой критерий декомпозиции, как продукт, не подошел. Компания сформулировала, что важным критерием разбиения ее бизнес-направлений являются рынки или клиенты, согласно чему был разработан следующий классификатор бизнес-направлений:

  • Оптовая торговля лекарствами,
  • Торговля лекарствами на аптечном рынке Москвы и Московской области,
  • Торговля лекарствами через филиалы.

В данном случае дерево бизнес-направления выглядит совершенно иным образом, потому что использовался другой критерий декомпозиции – рынок (рис. 6).

Рис. 6. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании – дистрибьютора фармацевтических препараторов.

Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах.

Давайте рассмотрим еще один пример компании, занимающейся производством и реализацией одежды и обуви. При проектировании своей деятельности, компания сформулировала два важных объекта относительно, которых нужно строить бизнес: продукт и рынок/клиент. Для продающих подразделений существенным объектом являлся «рынок», так как каждый из них требовал своей технологии и специфики работы. В свою очередь производящие подразделения важным объектом считали «продукт», так как производство было технологически тесно связано с ним.

Для данной компании были построены два варианта дерева бизнес-направлений. Первое дерево бизнес-направлений было построено с использованием критерия декомпозиции — продукт, и имело следующий вид:

  • Производство и продажа одежды,
  • Производство и продажа обуви,
  • Нанесение на одежду рисунков.

При построении второго дерева использовался рыночный критерий и оно состояло из следующих элементов:

  • Производство и продажа продукции обычным клиентам,
  • Производство и продажа продукции VIP — клиентам,
  • Производство и продажа продукции дилерам.

Рис. 7. Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах для компании, производящей одежду и обувь и продающей их на различных рынках.

Глубина описания бизнес – направлений.

При построении дерева бизнес-направлений встает вопрос, до какого уровня нужно опускаться при его декомпозиции. Особенно актуален данный вопрос для предприятий, имеющих большую номенклатуру продукции.

В данном случае существует простое правило. Опускаться при разбиении дерева бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы. Что значит технологически различимы?

Для каждого бизнес-направление в дальнейшем будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, информационные и материальные потоки или другими словами бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио–видео продукции и торгового оборудования. Дерево бизнес-направлений компании состоит из следующих элементов:

  • Розничная торговля аудио-видео продукцией;
    • VHS – видеокассеты,
    • CD — компакт диски для CD-проигрывателей,
    • CD-ROM — компакт диски для компьютеров,
    • DVD — компакт диски в формате DVD,
    • MC — аудио – кассеты,
    • Книги.
    • Прочее.
  • Производство и продажа аудио продукции;
    • CD — компакт диски для CD-проигрывателей;
    • MC — аудио – кассеты.
  • Производство и продажа торгового оборудования.
    • Торговое оборудование 1,
    • Торговое оборудование 2,
    • и т.д.

При построении данного дерева на верхнем уровне был применен критерий декомпозиции — продукт. При осуществлении дальнейшей продуктовой декомпозиции оказалось, что выделенные на втором уровне продукты технологически одинаковы.

В данном случае при розничной торговле аудио-видео продукцией склад отгружал, а продавец продавал всю продукцию по одной технологии. Технология доставки различной продукции от поставщика на склад и со склада на торговые точки тоже была одинаковой. Другими словами, технология работы с продуктами второго уровня была одинаковой и при построении дерева бизнес-направлений достаточным оказался только первый уровень дерева.

Рис. 8. Дерево бизнес-направлений компании, занимающейся производством и продажей аудио-видео продукции и торгового оборудования.

Другим примером, иллюстрирующим необходимость выбора требуемого уровня декомпозиции дерева бизнес-процессов является банковская деятельность. Современные банки, в особенности крупные и выбравшие в качестве целевого рынка — розницу предлагают большой спектр продуктов и услуг, составляющих несколько тысяч. Тем не менее, технологически различимых продуктов на порядок меньше. Например, банковский продукт – депозиты подразделяется на более мелкие составляющие: депозит трехмесячный, шестимесячный и т.д. Эти продукты имеют одинаковую технологию реализации и отличаются только определенными количественными параметрами – сроки, ставки и т.д.

Рис. 9. Дерево бизнес-направлений банка.

Бизнес процессы: управление персоналом

Квалифицированный персонал — это залог эффективного предприятия. Именно ценные кадры являются главным и незаменимым ресурсом любой организации. Но важно не только подобрать и привлечь работников, но и помочь им адаптироваться к работе на предприятии. Для этого и разрабатывают бизнес процесс «управление персоналом», который обозначает ряд связанных мероприятий, направленных на упорядочивание работы с персоналом. Существует всем известная схема, которая помогает управлять персоналом, основывается она на принципе системности, что позволяет воздействовать на персонал с помощью внутренних и внешних факторов. Такая система так же может основываться на процессном принципе, который заключается в распределении полномочий сверху вниз, соблюдая иерархию. Применение системы, основанной на процессном принципе позволяет эффективно организовать работу предприятия, управляя взаимоотношениями между участниками бизнес-процесса.

Предприятие самостоятельно определяется с главными бизнес-процессами, такие полномочия принадлежат службе по управлению персоналом. Существует шесть центральных бизнес-процессов, которые охватывают деятельность всего предприятия. Каждый из этих шести бизнес-процессов состоит из дополнительных.

Бизнес-процессы управления персоналом:

• Планирование численности кадров;
• Развитие персонала;
• Эксплуатация и анализ работы кадров;
• Оплата результатов работы и внедрение дополнительных стимулов;
• Организация условий труда и социального пакета;
• Следование правовых и трудовых взаимоотношений.

Чаще всего описание бизнес процесса управления персоналом происходит по основным блокам – «Планирование численности кадров» и «Развитие персонала», формируя, таким образом, модель по управлению персоналом.

Основные факторы, необходимы для планирования численности кадров: стратегический план работы всего предприятия; свободные вакансии; будущее увольнение или перевод сотрудников.

Характеризуют бизнес-процесс управления такие экономические показатели:

• Необходимые специалисты определенного профиля;
• Количество кандидатов на одно свободное место;
• Время, которое было потрачено на поиск персонала;
• Финансовые расходы.

Проводя процесс отбора, важно проверить и проанализировать деловые способности и качества соискателя, возможность справляться с работой. Такая проверка проводится для дальнейшего его распределения и присвоение квалифицированного уровня. Отбор так же подразумевает проверку обязательных документов (трудовая книжка, паспорт и документ, подтверждающий образование) и анкеты. Сопоставляются факты, указаны в анкете и требования к свободной вакансии. После проводится компьютерное тестирование и непосредственное собеседование. Если кандидат на свободное место подходит, его включают в штат. Все описанные процессы составляют один бизнес-процесс — «Планирование численности кадров».

Еще один ключевой бизнес-процесс управление персоналом, на который обращают максимум внимания – «Развитие персонала». Он состоит из таких подпроцессов, как: обучение персонала, его переобучение и повышение квалификации, что очень важно для производства. Данный бизнес-процесс позволяет не только поднять профессиональный уровень работника, но и помогает адаптироваться к рабочему процессу. Этим вопросом занимается служба управления персоналом, которая разрабатывает индивидуальный план карьеры работника.

Видео (кликните для воспроизведения).

Управление персоналом в малом бизнесе или крупном – это обязательный момент на каждом предприятии. Правильная и эффективная организация работы персонала позволяет упорядочить все процессы на производстве.

HR-Life.ru — специализированный ресурс для менеджеров по персоналу и руководителей. Все разделы сайта — управление персоналом, кадровое делопроизводство, образцы документов — заполняются с учетом трех правил: наглядность, информативность, удобство.

HR-Life.ru — это не только подборка тематических статей, но и сводка новостей и предстоящих событий HR-мира, а также каталог кадровых агентств с удобным поиском, содержащий основную информацию по более чем семидесяти агентствам по подбору персонала. HR-Life.ru — все из жизни HR-менеджера.

Бизнес-процессы в HR

Одним из важнейших компонентов слаженной работы любого крупного бизнеса является правильная организация управления персоналом. Когда сотрудники предприятия чувствуют себя комфортно на рабочем месте, это повышает их результативность и приносит пользу всему предприятию в целом. Поиском персонала и формированием команды на крупных предприятиях занимается HR-отдел.

С точки зрения сотрудников, работа HR-отдела сводится к упрощенной схеме «прием на работу – работа – увольнение», в то же время функции кадровой службы и количество бизнес-процессов в сфере управления персоналом не настолько ограничены, как кажется.

Пример бизнес-процесса — Выход на работу нового сотрудника:

Поскольку бизнес-процессы в HR являются внутренними для предприятия, то потребителем, на которого они направлены, является штатный сотрудник, а не клиент. Чтобы правильно сформировать процесс, важно иметь полную информацию о потребителе.

Перечислим основные кадровые бизнес процессы, каждый из которых может быть раздроблен на дополнительные этапы:

  • поиск и подбор персонала;
  • адаптация сотрудника;
  • оценка способностей работника;
  • обучение и развитие персонала;
  • управление карьерой;
  • мотивация через заработную плату;
  • кадровый учет.

Пример бизнес-процесса — Подбор персонала:

Важным этапом модернизации современных предприятий с большим количеством сотрудников является внедрение механизмов автоматизации бизнес-процессов в HR.

Автоматизация бизнес-процессов HR

Автоматизация бизнес-процессов в HR имеет следующие преимущества:

Примеры популярных HR-процессов

Рассмотрим самые популярные бизнес-процессы в HR, автоматизация которых поможет повысить эффективность работы компаний с большим штатом сотрудников. Самый яркий пример – прием сотрудника на работу. За счет внедрения механизма автоматизации этот процесс будет выполняться следующим образом:

  • эффективно планируется и проводится серия собеседований с разными претендентами на должность;
  • подготавливается предложение о вакантной должности и контролируется статус решений, которые принимают кандидаты;
  • на e-mail отправляется приглашение на собеседование и его результат;
  • формируется резервный список кандидатов.

Пример бизнес-процесса – Увольнение сотрудника:

Не менее популярным бизнес-процессом, который требует внедрения автоматизированных систем, является заявка на отпуск. В режиме автомата могут обеспечиваться следующие процедуры:

  • учитываются заявки на отпуск сотрудников компании;
  • визируются заявки на отпуск непосредственным руководством работника;
  • данные об отпуске отображаются в расписании работника.

Пример бизнес-процесса – Заявка на отпуск:

Автоматизация работы HR не будет мешать ходу других актуальных бизнес-процессов компании, поскольку современные системы обладают мощными интеграционными возможностями и способны легко синхронизироваться с кадровыми, финансовыми и другие системами предприятия.

Бизнес-процессы управления персоналом

В заключение рассмотрим категории бизнес-процессов, отвечающих за развитие и управление персонала.

Создание и управление кадровой стратегией. В эту категорию входят бизнес-процессы, обеспечивающие определение требований организационной стратегии, определение затрат на персонал и требований к персоналу, определение роли персонала в организации.

Реализация стратегии в текущей работе. К этой категории относятся анализ, разработка и пересмотр рабочих мест; определение и упорядочивание результатов работы и способа их измерения; определение необходимой для рабочих мест квалификации.

Управление кадрами. К управлению кадрами как подкатегории управления персоналом относится планирование и прогнозирование потребностей в рабочей силе; разработка планов карьерного роста; поиск, отбор и принятие на работу сотрудников; создание и организация команд (бригад); перевод сотрудников на другое место работы; реструктуризация и приведение в соответствие численности персонала; управление процессами выхода сотрудников на пенсию; помощь при переводе в другую организацию в случае сокращения персонала.

Развитие и переподготовка персонала. Эта категория приобретает новое значение в условиях динамично изменяющегося бизнес-окружения. К ней относят приведение в соответствие потребностей в развитии сотрудника и организации; разработку и управление программами обучения и переподготовки; разработку и управление программами профессиональной ориентации сотрудников; развитие функциональных и процессных навыков/квалификации, развитие управленческих и лидерских навыков персонала, а также навыков работы в команде.

Управление достижениями, премированием и награждением сотрудников. Эта категория является определяющей для формирования организационной культуры и мотивации сотрудников к труду. В нее входят: определение критериев оценки производительности сотрудников; разработка обратной связи и подходов к управлению производительностью сотрудников; управление производительностью в команде; оценивание работы с точки зрения рыночной ценности и с точки зрения внутренней полезности; разработка и управление основной и дополнительной заработной платой (и другими видами компенсаций); управление программами премирования и награждения, а также статусом и привилегиями.

6. Обеспечение здоровья и удовлетворенности сотрудников, необходимость существования этой категории бизнес-процессов вытекает из новой управленческой парадигмы и ценности человека как ключевого ресурса любой организации. К этой категории относятся: управление удовлетворенностью сотрудников своей работой; разработка механизмов поддержки и помощи на работе и в семье; управление и поддержание дополнительных выгод сотрудника от работы; управление медицинским обслуживанием и техникой безопасности; управление внутренними коммуникациями; управление структурой рабочей силы и поддержание ее разнородности (соотношения мужчины/женщины, старые/молодые и т.п.).

Обеспечение мотивации и вовлечения сотрудников в рабочий процесс. Управление бизнес-процессами, относящимися к этой категории, является особенно важным для успешного проведения любых организационных изменений и полноценной реализации управления бизнес-процессами.

Управление отношениями с профсоюзами. В эту категорию входят бизнес процессы по управлению взаимовыгодными отношениями с коллективом и сотрудничеством с профсоюзом организации.

Разработка информационных систем управления персоналом. К этой категории относятся все бизнес-процессы, связанные с выработкой организацией стандартов па представление и хранение данных по учету персонала; разработкой и вводом в эксплуатацию информационных систем предприятия; получением, сбором, хранением, изменением и обновлением информации; управлением документооборотом по персоналу; оценкой и аудитом качества информации.

Теория управления бизнес процессами в области управления персоналом должна найти практическое применение в работе служб управления персоналом. В результате этого будут усовершенствованы существующие и внедрены новые бизнес процессы управления персоналом, такие как разработка и внедрение единой кадровой политики, отбор и всестороннее тестирование кандидатов на вакантные должности, формирование внутреннего и внешнего кадрового резерва, управление карьерой сотрудников, оценка личностных и психологических особенностей менеджмента, проведение интенсивных тренингов по межгрупповому взаимодействию и навыкам работе в команде.

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Как идеально настроить бизнес-процессы в компании

На раз, два, три. Любой руководитель мечтает, чтобы его компания работала как часы. Но завести механизм удается далеко не с первого раза. Какие простые 5 шагов могут вам помочь, порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Кузуб, начальник отдела обучения и развития персонала Компании Металл Профиль.

Для начала давайте определим, что означает термин «бизнес-процесс». Бизнес-процесс — это совокупность логически связанных и повторяющихся действий, мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Зачем необходимы бизнес-процессы или «мы же как-то работали»:

1. Бизнес-процессы позволяют определить зону ответственности и зону полномочий участников. Проще говоря, каждый участник бизнес-процесса понимает, что делать, в какой момент времени выполнять то или иное действие и к какому ожидаемому результату все это приведет.

2. Бизнес-процессы обеспечивают эффективное кросс-функциональное взаимодействие подразделений компании.

3. Бизнес-процессы регламентируют и стандартизируют работу компании, тем самым дают основание для контроля.

Пошаговая инструкция по настройке бизнес-процессов

Шаг 1. Постановка цели

В первую очередь необходимо разобраться, что и как происходит в компании. Для этого изучите регламентирующие документы, текущую структуру процесса и действующие схемы, поговорите с участниками, понаблюдайте за их взаимодействием, узнайте, какие ресурсы используются.

Определите узкие моменты, выявите проблемы и возможности для их устранения. Установите количественные и качественные показатели результата.

Шаг 2. Моделирование и разработка

До начала этапа необходимо решить, кто из сотрудников будет участвовать в моделировании и разработке бизнес-процесса. Для этого потребуется создать рабочую команду или проектную группу и определить роли: лидер команды, владелец процесса, эксперт и т.п. Оптимальное количество участников – 3-5.

При формировании команды учитывайте, что участник команды должен:

— обладать знаниями и опытом в области бизнес-процесса;

— иметь мотивацию и желание совершенствовать бизнес-процесс;

— иметь способность к сотрудничеству и обладать коммуникативными навыками для конструктивного взаимодействия;

В проектную группу не стоит включать сотрудников, у которых отсутствует время.

Моделирование процесса требует описание взаимосвязанных действий. Для этого можно воспользоваться тремя основными инструментами – текстовым, графическим и табличным.

Текстовый инструмент – описание в свободной или регламентированной форме последовательности шагов. Инструмент эффективен на начальном этапе моделирования бизнес-процессов, когда необходимо записать мысли и идеи.

Графический инструмент – позволяет визуализировать взаимосвязанные действия, описать алгоритмы в виде блоков. Графические инструменты способствуют простоте восприятия информации.

Табличный инструмент – содержит графы с этапами и описанием действий, ожидаемым результатом, ответственными, сроками и т.п.

При описании бизнес-процессов необходимо получить ответы на следующие вопросы: Что? Зачем? Кто? Когда? Как?

Шаг 3. Тестирование

Этап позволяет выявить подводные камни и устранить причины возникновения сложностей, определить соответствие бизнес-процесса заданным целям.

Проверьте, как будет работать бизнес-процесс в конкретном отделе/ подразделении/ филиале. Для этого задействуйте сотрудников, которые будут принимать участие в цепочке действий. При необходимости внесите коррективы.

Шаг 4. Регламентирование

Регламентирование бизнес-процесса является базой знаний для всех сотрудников/ должностей/ подразделений компании, которые принимают в нем непосредственное участие. Стандартизация действий, мероприятий или задач обеспечивает возможность управления процессами и, соответственно, позволяет устанавливать точки контроля.

Формальный подход к регламентированию приводит к тому, что создается документ, который не работает на практике.

При регламентировании соблюдайте основные правила:

1. Документ должен быть описан простым и доступным языком так, чтобы, к примеру, любой «новичок», пришедший в компанию, понимал описанный бизнес-процесс;

2. Документ должен быть структурирован, логика и последовательность действий должны быть соблюдены (вход-выход на каждом этапе);

3. До выпуска документа «в свет» согласуйте его с сотрудниками, которые участвовали в разработке бизнес-процесса.

Шаг 5. Внедрение и контроль

До внедрения бизнес-процесса в компании необходима подготовка:

1. Организуйте коммуникацию со всеми сотрудников компании, на которых повлияет внедрение бизнес-процесса. Расскажите о проблемах, которые позволит решить внедрение бизнес-процесса, о преимуществах выполнения новых правил как для компании, так и для самого сотрудника.

2. Обучите работе с процессом – создайте инструкцию или блок-схему, которые наглядно покажут последовательность действий, сроки выполнения, ожидаемый результат и т. п.

Запускайте процесс, но будьте готовы к тому, что, в зависимости от степени сложности процесса, вам потребуется постоянно контролировать его в течение 1-3 месяцев.

В дальнейшем при проведения выборочного аудита можно использовать чек-листы.

Шаг 6. Оптимизация

Знайте, что бизнес-процессов, выстроенных в компании на века, не бывает. Чтобы вовремя реагировать на изменения рынка и быть конкурентоспособной компанией, требуется регулярно пересматривать бизнес-процессы.

Для этого уже при проведении выборочных аудитов можно понять, где находятся узкие места, какие действия не приносят ожидаемый результат, требуют бо́льших ресурсов.

Бизнес-процесс: как HR-служба оптимизирует работу компании

Расскажем на примерах, как HR-служба может оптимизировать деятельность предприятия, управляя персоналом. Используйте метод «Четыре шага оптимизации». Эксперты подготовили практическую задачу по оптимизации бизнес-процесса с готовым решением.

Определение бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это стандартизированные действия, которые помогают преобразовать ресурсы компании в конечный продукт, востребованный у потребителя.

Существуют 3 вида бизнес-процесса: управляющие, основные и поддерживающие.

Основные бизнес-процессы — продажа товаров, производство продукта, закупочная и складская логистика.

Поддерживающие бизнес-процессы — бухгалтерский учет, управление персоналом, юридическое обеспечение. Эксперты «Системы Кадров» подскажут, как связать цели организации с целями поддерживающих подразделений

Управляющие бизнес-процессы — включен весь комплекс функций управления, как локальными процессами, так и деятельностью всего предприятия в целом.

Как составить описание бизнес-процесса предприятия, пример и пошаговый алгоритм вы найдете в книге Ирины Кирий.

Основная ошибка компаний – фокусироваться исключительно на внешней, конкурентной среде, практически игнорируя внутренние процессы. Задача современных топ-менеджеров при разработке корпоративной стратегии — построить эффективное соответствие между условиями внешнего рынка и внутренними способностями компании…

Бизнес-процессы в организации: примеры участия в них HR-службы

Повысить результативность управления компанией можно, если грамотно оптимизировать все бизнес-процессы. В этой ситуации HR-служба должна стать главным помощником руководства, активно участвовать в оптимизации, автоматизации и регламентации бизнес-процессов. Из материалов «Системы Кадров» вы узнаете, как

В силах HR-службы повлиять на многие процессы, от которых напрямую или косвенно зависит успешность, а значит и доходность бизнеса.

  1. Планирование, подбор, адаптация и увольнение персонала → напрямую влияет на качество производимого товара или услуг компании.
  2. Обучение и развитие кадров компании → может значительно изменить кадровую политику и вывести компанию на качественно новый уровень.
  3. Грамотная мотивация сотрудников → может увеличить производительность труда сотрудников в разы. Журнал «Директор по персоналу» предлагает

Таблица: Схема взаимодействия HR-службы с персоналом

Руководители современных продвинутых компаний не ограничивают службу по персоналу только администраторскими функциями. Все чаще HR-ы становятся равноправными участниками основных бизнес-процессов. Даже если компания малочисленна и в ее штате предусмотрен только один менеджер по персоналу, он может взять на себя решение стратегических задач:

  • планировать потребность компании в кадрах;
  • формировать организационную и корпоративную культуру;
  • заниматься подборов и расстановкой персонал, в том числе топ-менеджеров;
  • формировать систему мотивации;
  • принимать кадровые решения.

Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут,

Оптимизация бизнес-процессов в организации: примеры участия в них HR-службы

Руководитель HR-службы может принять участие в оптимизации бизнес-процессов. Для этого можно использовать метод «Четыре шага оптимизации».

Шаг 1. Проанализируйте все бизнес-процессы службы.

Оцените те процессы, которые когда-то внедрили, но они уже устарели или те, которые внедрялись только для «галочки». Выясните, что снижает эффективность системы управления персоналом. Откажитесь от выполнения этих процедур или попытайтесь упростить их. Используйте HR-аналитику. Эксперты журнала «Директор по персоналу разработали

Шаг 2. Автоматизируйте все бизнес-процессы, для которых уже разработаны программные решения.

Ознакомьтесь с предлагаемыми разработчиками демоверсиями, выберите лучшие варианты ПО, наиболее удобные для вашей организации. Используйте

Шаг 3. Включите в систему оценки, поощрения и наказания мотивационные решения, которые помогут стимулировать сотрудников на многозадачность и универсальность.

Шаг 4. Обучайте сотрудников, формируйте кадровый резерв, что позволит не терять время и средства на подбор и замену ключевых специалистов.

Бизнес-процессы в компании: примеры стратегического партнерства

Цель HR-службы — стать действующим и полноправным стратегическим партнером. Чтобы добиться этого, изучите все технологические цепочки, из которых формируется карта бизнес-процессов организации. Доскональное знание всех бизнес-процессов требуется не всем сотрудникам. Достаточно, если полное представление будет иметь руководитель службы и его заместитель. Используйте

, чтобы донести цели компании до рядовых HR-менеджеров.

Задача: Совет директоров определил несколько целей бизнеса на ближайший год и довел их до руководителей подразделений. Топ-менеджеры, учитывая эти цели, должны были определить направления работы курируемых служб. Одна из поставленных целей — увеличение доли присутствия компании на рынке на 3%.

Цели по увеличению доли компании на рынке удалось достичь даже раньше, чем было запланировано.

Видео (кликните для воспроизведения).

HR-служба, ставшая участником бизнес-процессов в организации — пример полноправного партнерства, обеспечивающего участие в дальнейшем развитии бизнеса и оптимизации этих процессов.

Бизнес процессы в управлении кадрами
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Справка о составе семьи платная или нет

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here