Как внести пропущенную запись в трудовой книжке

Как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку

Работодатель фиксирует в трудовой книжке все происходящие с сотрудником кадровые изменения. Полнота и точность послужного списка подтверждается подписью работника. И всё-таки порой в сведениях о работе обнаруживаются ошибки. Для оформления корректирующих записей нужно пользоваться установленными правилами и инструкцией. Образец, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, также поможет в этом.

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:
  • правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
  • инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

  • ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
  • вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
  • строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
  • работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

1 2 3 4
Акционерное общество «Свет»
20 10 11 2005 Принята на должность инспектора 1 категории Приказ от 10.11.2005 № 74
21 10 05 2018 Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22 10 05 2018 Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

  1. Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
  2. Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
  3. Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о переводе на другую должность?

Работник увольняется. При внесении записи в его трудовую книжку выяснилось, что год назад он был временно переведен на другую должность, затем перевод стал постоянным, но записи о переводе в трудовой книжке нет. Нужно ли вносить эту запись? Если нужно, то какой датой и что указывать в качестве основания?

Читайте так же:  Проверка регистрационного учета граждан

Запись о переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Таким образом, соответствующая запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность. Внесение соответствующей записи после указанного срока является нарушением порядка ведения трудовых книжек. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены ( п. п. 27 , 29 Правил).

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Пример. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку.

Работник кадровой службы 16.10.2017 обнаружил, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о его переводе 03.10.2016 на должность главного бухгалтера.

В трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

Графа 1: указать номер записи в хронологическом порядке.

Графа 2: «16.10.2017» (фактическая дата записи).

Графа 3: «Переведена с 03.10.2016 на должность главного бухгалтера».

Графа 4: указать реквизиты приказа, на основании которого осуществлен перевод.

Одновременно следует отметить, что соответствующая запись о переводе работника на другую должность в соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил должна быть отражена в обязательном порядке. При отсутствии такой записи работодатель несет ответственность ( ч. 1 , 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Информация предоставлена справочно-правовой системой «КонсультантПлюс».

Как внести недостающую запись в трудовую книжку, если в ней уже сделана запись об увольнении?

На днях я оформляла документы на увольнение кондитера и, как полагается, в последний день ее работы стала выдавать трудовую книжку. А она не стала расписываться, вернула обратно. Говорит, что пока в ее трудовой книжке не будет записи о присвоении ей 3 разряда кондитера, она забирать ее не будет! На фабрике я работаю недавно. И вот оказалось, что работнице действительно год назад был присвоен новый разряд, но запись в трудовую книжку об этом моя предшественница не внесла. Ситуация осложняется тем, что я уже сделала запись об увольнении, поставила печать и свою подпись. Неужели теперь придется это все отменять и потом вписывать заново?

Ситуация, конечно, неприятная, но такое может случиться с каждым, даже очень опытным кадровиком. От ошибок, к сожалению, никто не застрахован. Поэтому давайте не будем тратить время на переживания, а разберемся в сложившейся ситуации и исправим допущенную ошибку так, чтобы и работник остался доволен, и вы, как лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, выполнили свою обязанность.

Как должно быть?

В первую очередь следует помнить, что при ведении и заполнении трудовых книжек и вкладышей в них, а также дубликатов трудовых книжек следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Запись о квалификации должна вноситься в трудовую книжку работника не позднее недельного срока

Так, согласно п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы был присвоен новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом необходимо произвести соответствующую запись в трудовую книжку.

В п. 10 Правил указано, что запись о квалификации должна вноситься в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Для внесения записи о присвоении разряда в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата присвоения нового разряда, в графе 3 делается запись о присвоении разряда, в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя.

Зачеркивать записи в трудовой книжке (за исключением записей на титульном листе)

Несмотря на то что порядок ведения и заполнения трудовых книжек довольно подробно регламентирован в указанных нормативных актах, на практике ошибки происходят нередко. Случается, что сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, уже оформив запись об увольнении, поставив в трудовой книжке свою подпись и печать работодателя, выясняет, что в течение работы у этого работодателя не была сделана необходимая запись.

Читайте так же:  Квартальная премия при расчете отпускных

Возникает вопрос, как исправить допущенную ошибку?

Отметим, что ни Правилами, ни Инструкцией порядок внесения пропущенной записи не определен. В этих документах отражен лишь порядок признания записей, внесенных с ошибками (неправильных или неточных), недействительными, и порядок изменения записи об увольнении работника (переводе на другую работу) в случае признания действий работодателя незаконными (признание увольнения (перевода) незаконным).

Тем не менее пропущенную запись необходимо обязательно внести в трудовую книжку. При этом важно не допустить новых ошибок.

Так быть не должно!

Работник кадровой службы, обнаружив, что пропустил необходимую запись в трудовой книжке, должен ее внести. К сожалению, на практике при этом нередко допускаются новые ошибки.

Запись об увольнении признается недействительной. Затем вносится запись о присвоении работнику соответствующего разряда и после этого уже повторно запись об увольнении работника, которую инспектор по кадрам заверяет своей подписью и печатью работодателя (пример 1).

Об отмене в трудовой книжке записей для внесения пропущенной см. «Электронную систему кадровика» «Типичные ошибки».

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел.: 8 (495) 937-9082

Однако такой способ исправления допущенной ошибки недопустим. Обратите внимание: недействительной может быть признана только запись, в которой допущена неточность или ошибка. Однако запись об увольнении внесена в трудовую книжку по всем правилам на законном основании и без ошибок. А значит, нет юридических оснований для признания записи об увольнении недействительной (п. 30 Правил).

Запись об увольнении зачеркивается, после чего вносится запись о присвоении работнику нового разряда и повторно делается запись об увольнении работника, которую инспектор по кадрам заверяет своей подписью и печатью работодателя (пример 2).

Согласно п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается.

Некоторые кадровики и вовсе полагают, что внесение в трудовые книжки пропущенных записей после того, как сделана запись об увольнении, в принципе невозможно, поскольку порядок действий в подобных ситуациях не предусмотрен ни в Инструкции, ни в Правилах.

Это, конечно же, не так. Внести в трудовую книжку пропущенную запись можно и нужно даже тогда, когда вы уже «закрыли» все записи своей подписью и печатью.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил)

Как исправить?

Мы разобрались, что запись об увольнении нельзя ни отменять, ни зачеркивать. И ошибку нужно обязательно исправить. Потому как невнесение необходимой записи, например о присвоении работнику квалификационного разряда, является нарушением правил ведения трудовых книжек.

Печать организации и подписи ответственного за ведение трудовых книжек и самого работника заверяют не только саму запись об увольнении работника, а все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку внесена, все записи заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Значит, начинать исправлять ошибки и вносить пропущенную запись нужно «с начала», т. е. указав в третьей графе трудовой книжки наименование организации.

Чтобы внести пропущенную запись о присвоении нового разряда после записи об увольнении, необходимо в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки произвести следующие действия.

Шаг 1 Указываем наименование организации

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываем полное наименование организации и в случае наличия ее сокращенное наименование.

Шаг 2 Ставим порядковый номер и дату внесения записи

Под заголовком в графе 1 ставим порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 — дату внесения пропущенной записи.

Шаг 3 Вносим пропущенную запись

В графу 3 вносим пропущенную запись о присвоении нового разряда. Так как был нарушен порядок и сроки внесения такой записи, то здесь же, в графе 3, необходимо указать и дату «пропущенного события». В графе 4 указываем дату и номер приказа (распоряжения) работодателя.

Шаг 4 Заверяем пропущенную запись подписью и печатью

После внесения пропущенной записи необходимо по аналогии с внесением записи об увольнении заверить ее подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника (пример 3).

Конечно, нам привычно, когда запись об увольнении замыкает все записи о трудовой деятельности работника, но в жизни случаются ситуации, в которых приходится «нарушать» правила. Главное при этом — не допустить новых ошибок!

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 17.09.2012, Год: 2012, Номер: №10
Автор: Соколова Оксана Сергеевна

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку работника

Ситуация

Работник обратился в отдел кадров организации с просьбой внести в действующую трудовую книжку запись из старой трудовой книжки. Дело в том, что более 20 лет назад, будучи несовершеннолетним, он отработал по трудовому договору 4 месяца, затем уволился. На него была заведена трудовая книжка, в которую внесли запись об этом периоде работы. Впоследствии работник посчитал, что потерял ее, и на новом месте работы попросил завести новую трудовую книжку. Некоторое время назад он нашел старую трудовую книжку и теперь хочет перенести из нее запись в новую.

Рассмотрим, возможно ли это сделать.

Такую запись можно сделать в новую трудовую книжку в порядке, установленном пп. 53–56 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).

Рекомендуем работнику обратиться к нанимателю, у которого он работал 20 лет назад, за справкой, в которой должны быть указаны даты приема на работу и увольнения, основание увольнения, номера приказов, наименование должности. Такая справка и является основанием внесения записи в трудовую книжку.

Читайте так же:  Отпуск по уходу за ребенком для бабушки

Если наниматель к данному моменту реорганизован, то такую справку должен выдать отдел кадров организации-правопреемника. Если наниматель к этому времени уже ликвидирован, то его документы по личному составу, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работников, должны храниться в территориальном архиве по месту его нахождения или архиве вышестоящей организации (учредителя (участника)) (часть четвертая ст. 19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). В такой архив и следует обращаться за выдачей справки.

При наличии справки, подтверждающей факт и период работы, руководитель организации, в которой сейчас работает указанный работник, издает приказ о внесении дополнений в трудовую книжку (п. 55 Инструкции № 40).

Далее работник отдела кадров должен внести запись в трудовую книжку в порядке, указанном в п. 56 Инструкции № 40:

Видео (кликните для воспроизведения).

– в гр. 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись;

– в гр. 1 вносится следующий порядковый номер записи;

– в гр. 2 – дата внесения записи;

– в гр. 3 производится соответствующая пропущенная запись;

– в гр. 4 вписываются дата и номер приказа, на основании которого произведена данная запись.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Записи в трудовую книжку (образец)

​Записи в трудовой книжке

Трудовая книжка – это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.

Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.

Чем регулируются вопросы трудовых книжек

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ, часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

В развитие ст. 66 ТК РФ изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Кто вносит записи в трудовые книжки

Запись в трудовой книжке производится работодателем, с которым у работника в данный момент существуют трудовые отношения.

Эти функции осуществляет специально уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом работодателя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых.

Назначается оно приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно работающего с трудовыми книжками (но не просто на лицо, занимающее должность инспектора по кадрам, например).

Никакая другая организация не вправе вносить записи в трудовую гражданина, не состоящего с ней в трудовых отношениях. Исключение составляют только случаи при оформлении дубликата трудовой: тут записи могут вноситься правопреемниками ликвидированной организации – бывшего работодателя, а также действующим работодателем при внесении записи в этот документ на основании справок о прежних местах его работы.

Поэтому априори мошенническими являются рекламируемые в интернете услуги по внесению записей в трудовые книжки (типа «поможем сделать запись в трудовой книжке» и «подскажем, где это сделать».

Сроки внесения записей в трудовую книжку

Закон устанавливает четкие сроки внесения информации в трудовую книжку.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки работников (за исключением совместителей) ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Следовательно, не позднее пятидневного срока работодатель обязан завести работнику трудовую книжку (если он прежде ее не имел или утратил) и во всех случаях внести в этот срок запись о приеме на работу.

Записи о переводах, изменениях в наименованиях, награждениях делаются работодателем в недельный срок, а при увольнении – в этот же день (п. 10 Правил).

Общие правила внесения записи в трудовую книжку

Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией.

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

  • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: «21.11.2016»;
  • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
  • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.);
  • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
  • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Титульный лист трудовой книжки

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Читайте так же:  Как наклеить знак инвалид на автомобиль

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

Первая запись в трудовой книжке – это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Скачать образцы формулировок записей в трудовую книжку

Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2019 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Читайте так же:  Штраф за курение на балконе жилого дома

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2019 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании. (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

  • в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
  • затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
  • ниже указать верную информацию;
  • написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Как внести пропущенную запись в трудовой книжке

Довольно распространены ситуации, когда владелец трудовой книжки обнаруживает пропуск какой-либо важной информации. Например, сведений о переводе на другую должность или присвоении новой категории либо разряда. В связи с этим актуален вопрос о том, как внести пропущенную запись в трудовую книжку.

Порядок исправления записей

В

носить исправления в этот документ необходимо в следующем порядке:
  • в первой графе проставить порядковый номер записи>
  • во второй колонке указать дату ее внесения>
  • в третьей графе сделать отметку о неточности или неверности предыдущей записи.

Как правильно исправлять

С внесением пропущенных сведений также связан вопрос о том, как сделать изменения в трудовой книжке. Для этого работнику следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, выполняющему эти функции.

Как правило, изменения производятся путем зачеркивания предыдущей записи и внесения новых данных (например, имени, фамилии и отчества). После этого на обложке трудовой книжки с внутренней стороны нужно сделать ссылку на документ, являющийся основанием для этого, и заверить ее подписью работодателя. Далее в третьей графе проставить отметку о недействительности записи с соответствующим номером.

На титульные страницы трудовых книжек могут выноситься различные изменения и дополнения. Сведения о получении образования, профессии или специальности следует вносить как дополнительные записи.

В случае, если неверная запись сделана после увольнения работника, для ее исправления сотруднику отдела кадров необходимо оформить новый блок, в заголовок которого нужно вписать данные о наименовании организации, далее проставить порядковый номер (строго в хронологической последовательности) и дату. После этого внести необходимые изменения и заверить их подписью и печатью кадровой службы.

Законодательство не регламентирует порядок исправления различных грамматических ошибок, допускаемых в наименовании организации. Часто ситуация осложняется тем, что записи в данной графе не нумеруются. Следовательно, они не подлежат исправлению.

Если запись пропущена

В случае если пропущена запись в трудовой книжке, и фирма, внесшая ее, ликвидирована или реорганизована, исправлять ее следует организации-правопреемнику.

При ее отсутствии это нужно делать на основании выписок из соответствующих документов, содержащихся в архиве. При обнаружении работником недостоверных или неверных сведений устранять неточности нужно по месту работы. Пропущенная запись может быть внесена на новом рабочем месте на основании документа, допустившего ошибку.

Все сведения должны соответствовать распоряжению или приказу. Если они утеряны, тогда другим документам, подтверждающим выполнение работ. Запрещено вносить исправления в трудовую книжку, основываясь на показаниях свидетелей.

Отсутствуют данные о переводе или присвоении разряда

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность или присвоении ему нового разряда, осуществляется на основании таких документов, как:

  • непосредственно трудовая книжка>
  • приказ о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории.

При отсутствии этого приказа его следует оформить (а если есть – найти его). Далее внести пропущенную запись, указав ее номер в хронологическом порядке. Во второй колонке проставить фактическую дату перевода в случае отсутствия даты увольнения. После этого в четвертую графу вписать данные о соответствующем приказе.

Нет необходимости вносить изменения строго в хронологическом порядке, так как Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по их заполнению не содержат четкого требования об этом.

Видео (кликните для воспроизведения).

При увольнении работника, если запись о нем уже проставлена в трудовой книжке, пропущенные сведения о переводе можно оформить, вписав их под порядковым номером, следующим за номером данных об увольнении. Во второй графе следует указать дату, совпадающую с датой этих сведений. В третьей колонке при внесении данных о переводе или присвоении сотруднику новой квалификационной категории нужно проставить фактическую дату перевода, а в четвертой сделать ссылку на соответствующий приказ. После этого представителю отдела кадров или другому должностному лицу, выполняющему его функции, необходимо указать свою должность, поставить подпись и печать кадровой службы. После внесения изменений обязательно следует ознакомить сотрудника с записью в его трудовой книжке.

Как внести пропущенную запись в трудовой книжке
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here